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 共有ツール「GroupShare」をわかりやすくご紹介!

皆さんこんにちは! SDLジャパンの西海です。

今回はSDL Trados GroupShareという製品をご紹介します。

SDL GroupShareは、翻訳ファイル(翻訳メモリ、用語ベース、プロジェクト)を一箇所に集約し共有をするツールです。
Webブラウザ(オンライン環境)からコーディネート/翻訳/レビューをすべて行うことができ、場所や端末を問わず作業が可能です。
Tradosをお持ちの方は、TradosからもGroupShareへアクセスし作業をすることが可能です。

GroupShareにはたくさんのメリットがありますので、Tradosを使用している方はぜひチェックしてみてください。

GroupShareの概要

GroupShareは簡単にいうとファイルをまとめて格納する倉庫のような場所で、ここにTradosで使用する以下のファイルを格納します。
・プロジェクト
・翻訳メモリ
・用語ベース

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GroupShareに複数のTradosユーザがアクセスをすることでファイルをリアルタイムで共有することができます。また物理的に離れた拠点のユーザや在宅翻訳者、外部翻訳者もGroupShareにアクセスし同様に共有をすることが可能です。

それでは各機能とメリットを詳しくみていきましょう。

プロジェクトの共有

Trados
で作成する翻訳プロジェクトはGroupShare上にアップすることで、他のユーザもプロジェクトを共有できるようになります。またアップされたプロジェクトをまとめて確認できるので、コーディネータは簡単に進捗状況を確認できます。
プロジェクトの作成と管理はWebブラウザとTradosどちらからも行うことが可能です。

GroupShare
へプロジェクトをアップする際は4つのフェーズがあります。
【ワークフロー】
・準備
・翻訳
・レビュー
・ファイナライズ

こちらはプロジェクト作成画面のGroupShare
へプロジェクトを公開するステップです。
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コーディネータはプロジェクトを作成する際、各フェーズに担当者と締め切り日をアサインします。各フェーズは完了すると自動で次のフェーズに進んでいきますので、コーディネータがフェーズ毎に作業依頼を出す必要はありません。担当者は自分のアサインされたフェーズになると自動でメール通知が送られ作業を開始することができます。

GroupShare
がないと・・・
各フェーズでメールの送受信が発生します。プロジェクトの数が多い場合、言語数が多い場合は膨大な時間がかかってしまいます。 

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GroupShare
を使用すれば、
各ユーザは自分のタスクを行うと自動でフローは進んでいくので、コーディネータの作業は大きく軽減されます。

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【プロジェクトの一括管理】
WebブラウザからGroupShareにアクセスすると、GroupShare上にあるプロジェクトを一覧で確認することが可能です。各プロジェクトの納期、現在のステータス、クライアント名などをまとめて確認できます。 こちらはプロジェクトの一覧を表示している画面です。
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例えば、上記一覧から「サンプルプロジェクト
2」を開くとプロジェクトの詳細を確認できます。今どのフェーズにいるのか(本例では2番目の翻訳フェーズ)、誰がアサインされているのか、納期はいつか、どれだけ進行しているかを確認できます。
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一般的に、コーディネータはExcel上でプロジェクトをまとめ手動で管理をする場合が多いのではないでしょうか。GroupShareを使えばステータスを手動で更新する必要はなく、常に最新の状態でまとめて確認することができます。

 翻訳メモリのリアルタイム共有(用語ベースも同様です)

通常、翻訳メモリへは複数ユーザが同時にアクセスすることはできず、各Tradosユーザがそれぞれ翻訳メモリを持つ必要があります(翻訳メモリの共有についてはこちらのブログをご覧ください)。GroupShare上に翻訳メモリをアップすることで、複数ユーザが同時に翻訳メモリにアクセスすることができるようになります。

例えばAさん、Bさん、Cさんの3名で、同じ翻訳メモリを使い翻訳をする場合:
Aさんが分節を追加すると、BさんとC
さんにもすぐにその分節が反映されます。
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これにより2つのメリットがあります。 


【リアルタイム共有のメリット】
何度も同じ(似ている)分節を翻訳する手間を軽減できます
誰かが追加した分節はすぐ他の人に反映されるため、みんなで翻訳したデータを活用しやすくなります。
異なる翻訳者間で表現を統一することができます
誰かが既に翻訳をしている分節に対してはマッチする分節が表示されるので、同じ原文に異なる訳文を入れることを防げます(表現のブレを防止)。

GroupShare
を使用しないと、Tradosユーザはそれぞれ翻訳メモリを持ち独立して更新をするため、同じ分節が出てきた際に3名がそれぞれ翻訳をする手間が発生します。
また3
名が別々の表現を入れてしまう可能性も高くなります。
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ファイルの管理が簡単になる

GroupShare
上に翻訳メモリ(用語ベースも同様です)を格納することで、管理も簡単になります。

GroupShare
がないと・・・
Trados
ユーザが更新した翻訳メモリを誰かに送付し、統合を行い最新バージョンを保つ必要があります。更新した差分を抽出する手間がかかったり、統合作業でヒューマンエラーが発生する可能性もありますよね。
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GroupShare
を使用すれば、
同じ翻訳メモリを複数ユーザが同時に更新できるので統合の必要はなく、常に最新のファイルへアクセスできます。メンテナンスを行うユーザも最新の翻訳メモリにアクセスし中身を確認することが可能です。

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オンラインエディタ

オンラインエディタ
Webブラウザから翻訳を行うことができるGroupShareのオプション機能です。インターネット環境があればTradosを持っていない方も作業を行うことができます。
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こちらは
オンラインエディタの画面です。12

Trados
と同様、翻訳メモリと用語ベースを参照しながら翻訳を進めることが可能です。 

オンラインエディタ
は以下の場合に適しています。
Tradosを持っていない外部翻訳者へ依頼を出す場合
・社内/社外の移動が多い場合や、使う端末の種類が多い場合(インストールは不要です)
・納期の短いプロジェクトなど、1
つのファイルを複数名で同時に作業したい場合
 など


【複数ユーザによるファイルの同時作業】
オンラインエディタを使用すると、1つのファイルに複数ユーザが同時にアクセスし作業をすることが可能です。(Tradosからアクセスをする場合は、1ファイル1名のみのアクセスです)
誰かが編集中の分節にはロックがかかり、誰が編集中かを確認できます。
またコメントを残すことで他の方へ確認を依頼したり、翻訳とレビューを同時に進めるという使い方も可能です。

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【ファイルのアクセス制御】
GroupShare上のファイルにはTradosユーザ/オンラインエディタユーザがどちらもアクセスできるため、編集中のファイルにはロックがかかり他の人は更新ができないよう制限されます(閲覧は可能)。ただし上記のように、オンラインエディタで開かれている場合のみ他のオンラインエディタユーザもアクセスし同時に作業をすることが可能です。

【ファイルのダウンロード制限】
Web
ブラウザからプロジェクト作成する際、ファイルのダウンロードを制限することができます。ファイルを手元に残して欲しくないユーザには制限をかけることが可能です。
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ダウンロードボタンは許可されたプロジェクトでのみ表示されます。
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【分節のコピー制限】
またオンラインエディタ上で作業をする際に、分節のテキストをコピーできないよう制限することも可能です。社外の翻訳者に依頼をする時などに便利です。
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GroupShare
の階層

GroupShare
では階層を設定することが可能です。各ユーザがどこまでの階層を閲覧できるかを設定できるため、セキュリティ面でも安心です。
またユーザ権限を設定することも可能です。

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提供形態

GroupShare
には2種類のタイプがあります。
【オンプレミス】
お客様でサーバをご用意いただきインストールを行うサーバ製品です。(物理サーバ、仮想サーバどちらでも稼働します)
オンプレミス版には以下のメリットがあります。
GroupShare上のデータを外部に出さず社内で管理することができる
・ネットワーク環境を自身で管理できる
APIを使用できる

【クラウド】
お客様側でサーバの用意は不要で、クラウドサービスとしてご利用いただく形態です。
クラウド版のメリットは以下の通りです。
・サーバの用意とインストール作業が不要なため、すぐに利用を開始できる
・サーバのメンテナンスが不要


まとめ

今回は少し分量が多くなりましたが、ご理解いただけましたでしょうか。
・ファイルの送付や管理、タスクのアサイン、プロジェクトの進捗確認など純粋な翻訳時間以外に時間をとられていると感じている場合
・もっと効率よくデータの共有を行いたい場合
Webブラウザから作業をしたい場合

上記に心当たりがありましたら、ぜひGroupShare
をご検討ください!

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sales-jp@sdl.com