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So arbeiten Sie mit Projekten in SDL Trados Studio

Die Lieferfristen für Übersetzungsprojekte werden immer enger. Folglich möchten die meisten Übersetzer so schnell wie möglich mit ihrer Arbeit beginnen, wenn sich eine als „Dringend“ gekennzeichnete E-Mail in ihrem Posteingang befindet. Ganz gleich, ob Sie eine oder 50 Dateien zu übersetzen haben – wichtig ist, dass die Einrichtung einfach und problemlos verläuft, ohne die Translation Memorys, AutoSuggest-Wörterbücher und Terminologiedatenbanken bei jeder neuen Datei erneut einbinden zu müssen. Wie funktioniert dies in SDL Trados Studio? Hier kommt die Funktion „Projekte“ ins Spiel: Sie erspart Ihnen viel Aufwand und Zeit.

Ich werde Ihnen im Einzelnen zeigen, wie Sie ein Projekt erstellen, damit arbeiten und die Arbeit daran wieder aufnehmen und wie Sie vorgehen, wenn Sie das Projekt abgeschlossen haben.

Klicken Sie zum Einrichten eines neuen Projekts auf die Schaltfläche Neues Projekt. Wie die meisten Schaltflächen in Studio finden Sie auch diese in mehreren Ansichten und Menüs, um den Zugriff darauf zu vereinfachen. Sie finden sie beispielsweise in der Ansicht Projekte und auf der Registerkarte Start der Multifunktionsleiste. Oder im Menü Datei, wenn Sie in einer beliebigen Ansicht auf Neu > Neues Projekt klicken. Wenn Sie lieber mit Tastenkombinationen arbeiten, drücken Sie einfach STRG+N, um das Dialogfeld zum Anlegen eines neuen Projekts zu öffnen. Und in der neuesten Studio-Version haben Sie sogar noch mehr Optionen, denn Sie können eine bzw. mehrere Dateien einfach per Drag-and-Drop in die Ansicht Willkommen ziehen und auf diese Weise ein neues Projekt erstellen.

Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, zuerst wird immer der Assistent Neues Projekt geöffnet.

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Obwohl es sich durchaus lohnt, ein wenig mit diesen beiden ersten Optionen zu experimentieren, sobald Sie sich an den Umgang mit Projekten gewöhnt haben, empfiehlt es sich am Anfang, die Dinge möglichst einfach zu gestalten. Lassen Sie unter Projekt auf Basis einer Projektvorlage erstellen die Standardeinstellung „Default“ unverändert und klicken Sie dann auf Weiter. Nun werden Sie aufgefordert, einen Speicherort und einen Namen für das neue Projekt anzugeben. Geben Sie den gewünschten Projektnamen in das Feld Name ein und wählen Sie mithilfe von Durchsuchen den gewünschten Speicherort aus. Denken Sie daran, dass der Ordner leer sein muss.

Tipp:Wenn Sie Ihre Projekte immer in demselben Hauptordner speichern (z. B. [Dokumente]\Studio-Projekte\[Name des Projektordners], geht es beim nächsten Mal noch schneller, da sich Studio bei jedem neuen Projekt den zuletzt verwendeten Speicherort merkt. Dies erspart Ihnen in Zukunft einige Klicks, da Sie den Standardordner nicht jedes Mal suchen müssen und Studio automatisch den neuen Ordner erstellt, während Sie den Namen eingeben. Probieren Sie es einfach selbst aus!

Es gibt Bearbeitungsoptionen, die Sie je nach Projekt aktivieren bzw. deaktivieren können. Wenn Sie die ausgangssprachlichen Segmente bearbeiten möchten, aktivieren Sie die Option Bearbeitung des Ausgangstextes zulassen. Zusammenführen von Segmenten über Absatzenden hinaus deaktivieren ist eine neue Funktion von Studio 2017, die es Ihnen ermöglicht, Segmente selbst über Zeilenumbrüche hinweg zusammenzuführen (wenn Sie diese Option deaktivieren). Dies ist sehr praktisch, wenn Sie mit PDFs oder schlecht formatierten Dateien arbeiten. Denken Sie daran, zuerst die Option zur Bearbeitung des Ausgangstextes zu aktivieren, denn sonst bleibt diese Option ausgegraut und Sie können sie nicht nutzen. Der Einfachheit halber belassen wir die GroupShare-Option für diesen Blog-Artikel unverändert, genau wie Termin und Kunde, die beide optional sind und hier deshalb getrost ignoriert werden können. Klicken Sie auf Weiter. new-project-2

Nun müssen Sie oben die Ausgangssprache auswählen, danach die Zielsprache(n). Studio 2017 bietet hier mit der Liste „Zuletzt verwendete Sprachen“ eine praktische Verbesserung, die sehr hilfreich ist, wenn Sie eigentlich immer dieselben Sprachkombinationen verwenden – genau das Richtige also für einige Freiberufler! Mit einem weiteren Klick auf Weiter kommen wir zum nächsten Bildschirm. Hier fügen wir die Ausgangsdateien hinzu. Auf der rechten Seite des Assistenten gibt es zwei Optionen: Ordner hinzufügen und Dateien hinzufügen. Wenn sich alle Ausgangsdateien für Ihr Projekt in einem Ordner befinden, ist es egal, welche der Schaltflächen Sie zum Hinzufügen der Dateien verwenden. Wie Sie dabei vorgehen, ist letztendlich eine Sache der persönlichen Präferenz. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie alle Dateien hinzugefügt haben.

Tipp:Solange Studio den Dateityp unterstützt, können Sie ganz verschiedene Dateiformate innerhalb eines Projekts verwenden – von Adobe InDesign IDML bis hin zu Microsoft Word! Wenn Sie sich eine Liste der unterstützten Dateitypen ansehen möchten, klicken Sie auf Datei > Optionen > Dateitypen. Und wo wir gerade über Dateien sprechen – Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, dass Studio Ihre Ausgangsdateien überschreibt. Für das Projekt werden natürlich Kopien der Ausgangsdateien erstellt.

Hier fügen Sie Ihre TMs hinzu (so viele, wie Sie benötigen). Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Verwenden. Sie können auch ein neues TM einrichten, wenn noch kein geeignetes vorhanden ist. Klicken Sie hierzu stattdessen auf Anlegen.

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Wie Sie sehen, sind alle Kontrollkästchen für das zuerst hinzugefügte TM aktiviert, während bei den danach hinzugefügten TMs lediglich die ersten drei Kontrollkästchen aktiviert sind. Dies ist lediglich die Standardeinstellung von Studio; Sie können die Option Aktualisieren für die anderen TMs selbstverständlich ebenfalls aktivieren. Klicken Sie auf Weiter. Nun binden wir unsere Terminologiedatenbanken ein. Wenn Sie eine Terminologiedatenbank haben, binden Sie sie hier ein, ansonsten können Sie diesen Bildschirm überspringen. Obwohl die Terminologieerkennung an sich sehr komplex ist, ist das Hinzufügen neuer Begriffe während des Übersetzens in Studio kinderleicht. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Verwenden, um die gewünschte(n) Terminologiedatenbank(en) auszuwählen und hinzuzufügen. Wie bei den TMs haben Sie auch hier die Möglichkeit, eine neue, leere Terminologiedatenbank zu erstellen, falls noch keine vorhanden ist. Klicken Sie danach wieder auf Weiter.

 

Tipp:Sie können die Optionen für TM und Terminologiedatenbank jederzeit während des Projekts ändern, selbst nachdem Sie es bereits eingerichtet haben. Klicken Sie hierzu einfach auf „Projekteinstellungen“ und wählen Sie dann „Translation Memory und automatisierte Übersetzung“ oder „Termbanken“ aus; beide Optionen finden Sie unter „Alle Sprachpaare“. Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen und auf „OK“ geklickt haben, werden sie auf das ausgewählte Projekt angewendet.

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Den nächsten Bildschirm können Sie überspringen, da es hier um einen bestimmten Matchtyp geht, den sogenannten PerfectMatch, der in der Regel eigentlich nur für Projektmanager interessant ist. Noch ein wenig Geduld, wir haben es fast geschafft! Auf der Seite Projektvorbereitung werden Sie gefragt, wie die Dateien vorbereitet werden sollen. Für die meisten Benutzer ist die Standard-Task-Sequenz bestens geeignet. Lassen Sie deshalb die Optionen Ohne Projekt-TM vorbereiten ausgewählt und klicken Sie auf Weiter. Auf der Seite Einstellungen für Batch-Verarbeitung gibt es erweiterte Optionen, die Sie nutzen können, wenn Sie sich mit dem Erstellen von Projekten auskennen. Im Augenblick können wir diesen Schritt jedoch getrost durch einen Klick auf Weiter überspringen. Auf der letzten Seite erhalten Sie eine Projektzusammenfassung der von Ihnen konfigurierten Einstellungen. Prüfen Sie die Einstellungen kurz. Falls Sie Änderungen vornehmen möchten, können Sie einfach zu dem entsprechenden Bildschirm zurückgehen. Wenn alle Einstellungen zu Ihrer Zufriedenheit sind, klicken Sie auf Fertig stellen, um das Projekt zu erstellen. Je nach Größe und Anzahl der Dateien sowie der Verarbeitungsleistung Ihres Computers kann dies bis zu einer Minute dauern, haben Sie also ein wenig Geduld. Sobald fünf grüne Häkchen angezeigt werden (vorausgesetzt, Sie nutzen die Standardsequenz „Ohne Projekt-TM vorbereiten“, andernfalls haben Sie mehr oder weniger Häkchen), ist die Projekterstellung abgeschlossen und Sie können auf Schließen klicken. Moment mal … wo finde ich denn jetzt das Projekt? Studio hat die Ansicht Projekte geöffnet, wo unser soeben erstelltes Projekt fett formatiert angezeigt wird. Dies bedeutet, dass es das „aktuelle Projekt“ ist. Wenn Sie nun auf die Ansicht Dateien klicken, werden Ihnen die Dateien aus dem Projekt angezeigt, und Sie können damit arbeiten. Gleichermaßen wird Ihnen eine Analyse für das Projekt angezeigt, wenn Sie auf die Ansicht Berichte klicken. Wenn Sie ein anderes Projekt öffnen möchten, doppelklicken Sie einfach auf den Projektnamen oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Als aktuelles auswählen aus. In dem Screenshot weiter unten sehen Sie, dass das Projekt „19855“ als aktuelles Projekt ausgewählt ist.

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Tipp:Es lohnt sich, kurz darauf einzugehen, welche Dateien und Ordner Studio bei der Projekterstellung im Hintergrund im Projektordner anlegt.

Wie Sie unten sehen können, wird immer eine .sdlproj-Datei erstellt, welche die Konfigurationsinformationen für Ihr Projekt enthält. Darüber hinaus gibt es ein Unterverzeichnis für die Ausgangssprache (mit Kopien aller Ausgangsdateien plus jeweils eine zugehörige SDLXLIFF-Version) und ein oder mehrere Unterverzeichnisse für die Zielsprache (mit den SDLXLIFF-Versionen des Ausgangsdokuments, welche Sie dann während der Übersetzung im Editor bearbeiten). Die Unterverzeichnisse für die Ausgangs- und Zielsprachen werden anhand der entsprechenden Sprachkürzel benannt. Wenn Sie die Standard-Task-Sequenz „Ohne Projekt-TM vorbereiten“ verwenden, wird außerdem das Unterverzeichnis „Reports“ erstellt.

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Jetzt sind wir so weit – das Projekt ist eingerichtet und bereit für die Übersetzung. Wie öffnen ich nun eine Datei zur Übersetzung? Ganz einfach: Wählen Sie in der Dateiansicht die Datei aus, mit der Sie beginnen möchten. Sie können entweder darauf klicken und Zur Übersetzung öffnen auswählen (in der Multifunktionsleiste oder über das Kontextmenü) oder einfach auf den Dateinamen doppelklicken. Die Datei wird im Editor geöffnet. Auf der linken Seite sehen wir die zu übersetzenden ausgangssprachlichen Segmente. In der leeren Spalte auf der rechten Seite werden wir unsere Übersetzungen eingeben. Da das Thema dieses Posts die Projekterstellung ist, werde ich nicht auf alle Details des Übersetzungsvorgangs eingehen, da es hierzu bereits eine Vielzahl von Videos und Posts gibt.

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Nehmen wir an, Sie haben die Hälfte der Datei übersetzt und es ist an der Zeit, Feierabend zu machen. Wählen Sie im Menü „Datei“ die Option Speichern aus (oder klicken Sie links oben einfach auf das kleine Diskettensymbol). So wird Ihre Arbeit gespeichert. Schließen Sie die Datei, entweder indem Sie auf das Kreuz oben rechts oder im Menü „Datei“ auf „Schließen“ klicken. Sie schließen Studio für heute, gönnen sich eine Mütze voll Schlaf und machen sich am nächsten Tag mit einer Tasse frischen Kaffees in der Hand wieder an die Arbeit. Sie starten Studio. Aber wie fahren Sie nun mit dem Projekt vom Vortag fort? Ganz einfach: Öffnen Sie die Projektansicht und wählen Sie Ihr Projekt aus, indem Sie darauf doppelklicken (oder mit der rechten Maustaste darauf klicken und die Option Als aktuelles auswählen auswählen). Möglicherweise ist das Projekt auch schon das aktuelle Projekt – falls ja, wird es fett formatiert angezeigt, und Sie brauchen gar nichts zu tun. Wie komme ich nun wieder an die Dateien? Genau dasselbe wie am Vortag: Öffnen Sie die Dateiansicht und doppelklicken Sie auf die entsprechende Datei. Fahren Sie dann wie gewohnt mit Ihrer Arbeit fort. Wenn Sie mit der Bearbeitung der nächsten Datei im Projekt fortfahren möchten, speichern Sie einfach Ihre Arbeit und schließen Sie dann das Dokument. Sie gelangen automatisch zurück zur Dateiansicht, wo Sie dann die Dateien mit Zur Übersetzung öffnen (oder per Doppelklick) nacheinander abarbeiten können.

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Wenn Sie mit der Bearbeitung aller Dateien fertig sind, wechseln Sie zur Projektansicht (Sie können dies auch pro Datei einzeln in der Dateiansicht erledigen), wählen Sie Batch-Tasks aus dem Kontextmenü aus und klicken Sie dann auf Abschließen. Nun werden Ihre TMs aktualisiert (wenn Sie beispielsweise vergessen haben, Segmente zu bestätigen) und die zielsprachlichen Dateien erzeugt. Sie können auch einfach die Option Zielsprachliche Version erstellen wählen. Klicken Sie einfach auf Weiter und dann auf Fertig stellen. Schließen Sie das Fenster nach Abschluss des Vorgangs durch einen Klick auf die Schaltfläche Schließen.

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Jetzt brauchen Sie nur noch die soeben erstellten zielsprachlichen Dateien zu finden. Und wo genau befinden sie sich? Im zielsprachlichen Ordner Ihres Projekts. Sie können Ihren Computer entweder manuell danach durchsuchen, aber viel einfacher ist es, mit der rechten Maustaste auf das Projekt zu klicken und dann Projektordner auswählen auszuwählen. Der Projektordner wird nun in Windows Explorer geöffnet. Hier finden Sie die zielsprachlichen Dateien und die SDLXLIFFs, an denen Sie während der Übersetzung gearbeitet haben. Und das war auch schon alles!

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