Top tips LSPs can share with their clients to speed up file prep – Part 2

Nützliche Tipps zur schnelleren Dateivorbereitung, die Übersetzungsdienstleister an ihre Kunden weitergeben können – Teil 2

In Teil 1 dieses Blogs, den Sie hier aufrufen können, wenn Sie ihn noch nicht gelesen haben, beschreibe ich einige der häufigsten Herausforderungen bei der Dateiverarbeitung, denen Übersetzer und Projektmanager bei Übersetzungsdienstleistern gegenüberstehen. Dazu gehören auch einige allgemeine Tipps zur Dateivorbereitung, die Sie an Ihre Kunden weitergeben können, um diese Phase des Übersetzungsprozesses zu vereinfachen.

Lesen Sie jetzt Teil 1 der „Nützlichen Tipps zur schnelleren Dateivorbereitung, die Übersetzungsdienstleister an ihre Kunden weitergeben können“ → 

Zusätzlich zu meinen allgemeineren Empfehlungen finden Sie im Folgenden einige nützliche Informationen zum Umgang mit ganz bestimmten Dateitypen.

So verarbeiten Sie CMS-Inhalte

Beim Exportieren von Inhalten zur Übersetzung aus einem CMS (Content Management System) oder PIM (Produktinformationsmanagement) ist XML grundsätzlich besser geeignet als Excel. Selbst im Jahr 2019 können Excel-Zellen noch eine maximal zulässige Zeichenzahl enthalten. Wenn der Text dann in der übersetzten Version länger wird, passt er möglicherweise nicht mehr in die Excel-Zellen mit der Längenbegrenzung und wird daher abgeschnitten. XML lässt sich außerdem im Vergleich zu eingebetteten HTML-Codes in Excel-Zellen viel einfacher für ein übersetzbares Format konfigurieren. In den meisten Fällen ist auch die Segmentierung im Übersetzungseditor mit XML von vornherein besser.

Tipps für die Verarbeitung von Dateien aus Desktop-Publishing-Anwendungen

Wenn Sie Dateien aus Desktop-Publishing-Software wie InDesign und QuarkXPress erhalten, sollten Sie die folgenden Best Practices befolgen: 

  1. Verwenden Sie Schichten, um den zu übersetzenden Text von Text zu trennen, der nicht übersetzt werden soll.
  2. Erstellen Sie Tabellen mit dem integrierten Tabelleneditor, anstatt Tabulatorzeichen zu verwenden. Lassen Sie genügend Platz für längere Tabellenüberschriften in der Übersetzung. 
  3. Vermeiden Sie die Erstellung mehrsprachiger Dokumente (eine Schicht pro Sprache), weil die Dokumente dadurch größer werden und sich auf Computern mit niedrigeren Spezifikationen schwieriger bearbeiten lassen. Und was noch wichtiger ist: Wenn ein solches Dokument in mehrere Sprachen übersetzt werden soll, kann die Übersetzung nur sequentiell erfolgen, d. h. für eine Sprache nach der anderen. Sie können dasselbe Dokument nicht ohne Weiteres an mehrere Übersetzer senden, um es gleichzeitig in mehrere Sprachen übersetzen zu lassen, und alle übersetzten Versionen anschließend in derselben Datei wieder zusammenführen. In diesem Fall ist es viel einfacher, mit einem Dokument pro Sprache zu beginnen.

Tipps für die Verarbeitung von Dateien aus Microsoft Office-Anwendungen

  1. Vermeiden Sie lange Textblöcke in Tabellenzellen – in Excel gilt eine Längenbeschränkung von 32.767 Zeichen pro Zelle. 
  2. Trennen Sie in MS Word oder PowerPoint den zu übersetzenden Text von Text, der nicht übersetzt werden soll, indem Sie Formatvorlagen oder die Funktion für ausgeblendeten Text nutzen. Geben Sie bei Excel-Dokumenten immer an, welche Zeile/Spalte den zu übersetzenden Text enthält und in welchen Zeilen/Spalten der Text nicht übersetzt werden soll. Sie dürfen Spalten oder Zeilen, die übersetzt werden sollen, nicht reduzieren oder ausblenden, weil sie dann nicht in den Übersetzungseditor importiert werden. 
  3. Vermeiden Sie beim Arbeiten mit Makros, dass übersetzbarer Text im VBA-Code hartcodiert wird. 
  4. Nehmen Sie möglichst alle nachverfolgten Änderungen an, bevor Sie die Dokumente zur Übersetzung geben.
  5. Verwenden Sie statt der alten Binärdateiformate (DOC, XLS und PPT) die modernen Äquivalente (DOCX, XLSX, PPTX). 
  6. Vermeiden Sie, wenn irgend möglich, die Verwendung von Microsoft Publisher. Nehmen Sie lieber InDesign (oder QuarkXPress), weil es derzeit keinen zuverlässigen Dateitypfilter für MS Publisher gibt. Das Übersetzen dieser Dokumente ist daher immer mit mühsamer Nachbearbeitung verbunden.

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