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Nützliche Tipps zur schnelleren Dateivorbereitung, die Übersetzungsdienstleister an ihre Kunden weitergeben können – Teil 1

In den letzten 10 Jahren hat die Unterstützung verschiedener Dateitypen in modernen Übersetzungsumgebungen wie SDL Trados Studio rasante Fortschritte gemacht. Daher können heute die meisten Dokumente, die zur Übersetzung eingereicht werden, problemlos geöffnet und übersetzt werden, ohne dass eine weitere Vorbereitung oder Nachbearbeitung erforderlich wäre. Früher gehörte dies zu den täglichen Aufgaben beim Übersetzungsprozess.

Doch selbst heute sind die Ergebnisse in einigen Fällen immer noch nicht optimal. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Sätze in der Mitte abgeschnitten sind und im nächsten Segment fortgesetzt werden. Das erschwert die Übersetzung ganz beträchtlich. 

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Die Herausforderungen bei der Vorbereitung schwieriger Dateien

Wenn Dateien schwer zu verarbeiten sind, kann es manchmal sehr lange dauern, bis sie im Übersetzungseditor geladen werden – sofern sie sich überhaupt öffnen lassen. Und nach dem Öffnen müssen Übersetzer mitunter bei jedem Wechsel von einem Segment zum anderen mehrere Sekunden lang warten.

Es kann auch passieren, dass ein Kunde sich beschwert, weil Text übersetzt wurde, der nicht hätte übersetzt werden dürfen, oder – was noch schlimmer ist – weil Inhalte überhaupt nicht übersetzt wurden (d. h. sie waren im Übersetzungseditor gar nicht zu sehen).

Übersetzer, die in Doppelbyte-, Rechts-nach-links- und osteuropäische Sprachen übersetzen, stellen unter Umständen fest, dass der übersetzte Text im zielsprachlichen Dokument unleserlich ist oder gar nicht angezeigt wird. 

Ein weiteres häufig auftretendes Problem: Das Layout des übersetzten Dokuments ist völlig durcheinandergeraten, und es muss viel Zeit darauf verwendet werden, es nach der Übersetzung zu bereinigen. 

Kurz gesagt: Auch wenn wir im Jahr 2019 leben, sind wir dennoch weit von einem hundertprozentig problemlosen Übersetzungsprozess entfernt. In vielen Fällen ist ein erheblicher technischer Aufwand erforderlich, um Dokumente übersetzbar zu machen oder Layout-Probleme nach der Übersetzung zu beheben. Woran liegt das, und wie können wir den Kunden helfen, böse Überraschungen wie diese in Zukunft zu vermeiden oder zumindest zu minimieren?

Zeitsparende Tipps zur Dateivorbereitung, die Sie an Ihre Kunden weitergeben können

Im Folgenden finden Sie einige nützliche Tipps mit allgemeinen Empfehlungen, die Sie an Ihre Kunden weitergeben können. So helfen Sie ihnen dabei, von Anfang an optimale Übersetzungsergebnisse für ihre Dokumente zu gewährleisten. (Ihre Projektmanager werden es Ihnen danken.) Die meisten Tipps sollten bereits bei der Inhaltserstellung berücksichtigt werden:

  1. Erstellen Sie keine gigantischen Dokumente mit einer Dateigröße von mehreren Hundert Megabyte. Teilen Sie die Inhalte lieber in kleinere Einzeldateien auf, um Speicherprobleme auf dem PC des Übersetzers zu vermeiden. In modernen Übersetzungsumgebungen wie SDL Trados Studio wird der Text aus dem ausgangssprachlichen Dokument extrahiert und zur Übersetzung in ein zweisprachiges Zwischendokument eingefügt. Dieses Dokument enthält den Ausgangstext und den vom Übersetzer erstellten Zieltext. Dadurch verdoppelt sich der Textumfang, und die Datei kann sehr groß werden.
  2. Lassen Sie beim Layout Platz für den übersetzten Text, der in den meisten Fällen länger wird. Romanische Sprachen wie Französisch, Spanisch, Portugiesisch und Italienisch, aber auch osteuropäische Sprachen wie Polnisch, Russisch, Kroatisch, Serbisch usw. führen beispielsweise im Vergleich mit den gleichen englischen Inhalten zu einer erheblichen Textexpansion. Daher passt der übersetzte Text in vielen Fällen vielleicht nicht mehr ordentlich und sauber in das vorhandene Layout. 
  3. Vermeiden Sie Text auf Bildern (JPG, PNG, TIFF), da er in den meisten Fällen nicht zur Übersetzung extrahiert werden kann. Beim Generieren der zu übersetzenden Inhalte sollten Sie nicht die Textfunktionen von Grafikanwendungen wie Adobe Illustrator oder Photoshop verwenden. Nutzen Sie stattdessen InDesign, Word, FrameMaker usw., und verwenden Sie die Grafikanwendung nur für die visuellen Inhalte. 
  4. Vermeiden Sie Absatzmarken mitten im Satz. Verwenden Sie lieber bedingte Zeilenumbrüche. Denken Sie daran, dass der übersetzbare Text beim Importieren in einen Übersetzungseditor segmentiert wird. Der Übersetzungseditor teilt ihn in kleinere Einheiten auf, sodass z. B. jeder Satz in einem eigenen Segment steht. Wenn Sie beim Layout eines Dokuments Absatzmarken verwenden, werden die Segmente in der Mitte abgeschnitten, und die Übersetzung wird zum Albtraum. 
  5. Verwenden Sie Formatvorlagen und vermeiden Sie manuelle Formatierungen beim Layout. Nehmen Sie für Einzüge keine Leerzeichen oder Tabulatorzeichen, sondern wenn möglich Formatvorlagen mit automatischem Einzug. 
  6. Wenn Sie im Rahmen Ihrer Corporate Identity eine Unternehmensschriftart auswählen, sollten Sie im Voraus überlegen, ob Sie Inhalte lokalisieren wollen und in welche Sprachen diese übersetzt werden müssen. Entscheiden Sie sich für eine Unternehmensschriftart, die alle Zeichensätze der Sprachen unterstützt, in die Ihre Inhalte übersetzt werden sollen.
  7. Schicken Sie möglichst keine PDF-Dateien zur Übersetzung. Offene Formate sind besser. Selbst wenn die Inhalte in vielen Fällen aus generierten oder eingescannten PDF-Dateien extrahiert werden können, sieht das Layout am Ende nicht so gut aus wie bei Verwendung des zugrunde liegenden offenen Textformats. 
  8. Vermeiden Sie das Einbetten von PDF-Dokumenten in das Hauptdokument. Betten Sie stattdessen die offenen Formate ein, die in den meisten Fällen in den Übersetzungseditor importiert werden können. 
  9. Überlegen Sie, bevor Sie die Dokumente zur Übersetzung senden, welcher Text übersetzt werden soll und welcher nicht. Weisen Sie den Übersetzer oder Übersetzungsdienstleister unbedingt darauf hin. Moderne Übersetzungsumgebungen wie SDL Trados Studio verfügen über viele Funktionen, mit denen Übersetzer Text für die Übersetzung ein- oder ausschließen können. So steuern sie, welche Teile des Dokuments zur Übersetzung importiert und welche ignoriert werden.

Erfahren Sie, wie Sie Dateien mühelos vorbereiten können.

Wenn Sie an weiteren nützlichen Tipps zur Dateivorbereitung wie den oben aufgeführten interessiert sind, nehmen Sie im September an der von mir als Gastreferent präsentierten SDL Webinar-Reihe Dateiverarbeitung für Übersetzungsdienstleister leicht gemacht teil. Im ersten Teil dieser dreiteiligen Webinar-Reihe geht es um das Thema „So helfen Sie Ihren Kunden, übersetzungsgerechte Dateien bereitzustellen“. Das ist nützlich für alle, die häufig schwierige Dateitypen bearbeiten müssen.

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In Teil 2 dieses Blogs gebe ich Ihnen demnächst weitere Tipps zur Verarbeitung bestimmter Dateitypen, wie InDesign, QuarkXPress, XML, Microsoft Word, Excel, PowerPoint und mehr.