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语言服务提供商可与客户分享的文件准备重要建议 – 第 1 部分

过去 10 年中,现代翻译环境(如 SDL Trados Studio)支持的文件类型取得了长足的进步。因此,如今大多数翻译文档可顺利打开和翻译,无需进一步准备或后处理,而在过去,后处理是翻译流程中不可或缺的常见任务。

但时至今日,一些情况下结果可能并不理想。例如,译员可能遇到一些情况,句子从中间断开,又在下一句段继续,导致内容难以翻译。 

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准备不同文件面临的挑战

文件难以处理时,即使可完全打开,有时也需要很长时间才能加载到翻译编辑器中。打开后,从一个句段进行到另一句段时,译员有时需要等候几秒。

译员还可能遇到一些情况,导致客户不满,例如翻译的文本不该翻译或者更糟糕的情况,一些内容完全未翻译(即翻译编辑器最初就未能将其处理成可翻译)。

那些采用双字节、从左到右和东欧语言的译员可能会发现,完成翻译后,目标语言文档的文本似乎是混乱的或者甚至完全未显示。 

另一常见问题是:已翻译文档的布局看似完全错乱,翻译后需要很长时间进行排版。 

总而言之,虽然我们生活在 2019 年,但距离 100% 无忧翻译流程仍有很远距离。在很多情况下,我们需要大量技术工作才能确保文档可译或在翻译后解决布局问题。为何会发生这种情况,如何指导客户将来避免或完全消除与此类似的糟糕意外。

可与客户分享的文件准备省时建议

以下是可与客户分享的实用建议和一般推荐,有助于一开始就从文档中获得最佳翻译结果(还能为项目经理节约大量时间)。创建内容(即写作流程)中应考虑的大多数建议:

  1. 避免文件大小达几百兆字节的庞大文档,而应将内容整理成小块,以避免译员电脑上的记忆库问题。在现代翻译环境(如 SDL Trados Studio)中,从源文档提取并输入双语中间文档的文本会包含源文本和目标文本,而同时译员正在处理文件。由于中间双语文件包含原文和译文,文本实际上翻倍了,中间文件的文件大小可能变得非常大。
  2. 为译文布局留足空间,因为译文在大多数情况下会增多。例如,法语、西班牙语、葡萄牙语和意大利语等罗马语言,以及波兰语、俄语、克罗地亚语、塞尔维亚语等东欧语言相比相同内容的英语文本会大幅增加。因此,译文在很多情况下无法很好地适应布局。 
  3. 避免图上的文本(JPG、PNG、TIFF),在大多数情况下,这样的文本无法提取用于翻译。创建可翻译内容时,避免 Adobe Illustrator 或 Photoshop 图形应用上的文本功能。最好使用 InDesign、Word、Framemaker 等创建可翻译内容,使用图形应用创建视觉内容。 
  4. 避免在句子中间使用换行符,最好用软换行。请务必谨记,可翻译文本导入翻译编辑器时,文本要分段,也就是说,翻译编辑器创建较小的块,例如每个句子会成为一个句段。若您用换行符设计文档,句段会从中间中断,翻译会举步维艰。 
  5. 创建布局时,使用样式,避免手动调整格式。避免用空格或制表符创建首行缩进,尽可能地使用自动缩进的样式 
  6. 当选择作为企业形象一部分的企业字体时,提前计划是否需要本地化以及本地化为哪种语言。为企业形象选择一种企业字体,使其支持内容本地化所用语言的所有字符集。
  7. 避免发送 PDF 文件进行翻译。最好发送开放格式。即使很多情况下我们可从生成或扫描的 PDF 中提取内容,但产生的目标布局可能还是不如处理根本性开放文本格式那样美观。 
  8. 避免在主文档中嵌入 PDF 文档,而应嵌入开放格式,因为其在大多数情况下可倒入翻译编辑器。 
  9. 发送文档进行翻译前,确保您了解哪些文本必须翻译,哪些不应翻译,确保将此告知译员或语言服务提供商。SDL Trados Studio 等现代翻译环境功能多样,可供译员添加或删除翻译文本,从而控制翻译时导入或忽略哪部分文档。

了解如何轻松准备文件

若有意聆听如上所述的更多实用文件准备建议,今年 9 月,我将以客座讲师身份出席 SDL 关于方便语言服务提供商的文件处理网络研讨会系列,敬请关注。该网络研讨会系列共含三部分,第一节是关于“如何帮助客户将文件处理成适当的翻译类型”,适用于那些经常收到不同类型难以处理文件的客户。

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此外,敬请期待即将推出的该博文第二部分,我将介绍处理 InDesign、QuarkXPress、XMLMicrosoft Word、Excel、PowerPoint 等特定文件的详细建议。